领导要召开紧急会议,让你负责通知甲乙参加,甲说能参加,乙说家里有事要迟到半小时。对此,你怎么办?
参考解析:
作为会议信息通知的工作人员,我会立即响应领导的要求,将会议相关要求通知到位确保紧急会议的正常召开,具体会这么来做:
首先,立即与领导沟通明确领导要召开的紧急会议需要开始的时间、召开的地点及其他相关要求。并立即与会议参与人员联系,通知联络相关人员。一方面针对甲的情况,甲说能来,那我会向甲明确会议的时间、地点、其他要求,再次确认他能够准时参加,并做好记录。另一方面了解乙的情况,耐心倾听乙关于家庭事务的说明,表示理解和同情,并准确记录乙预计到达的时间。同时,询问乙是否能以其他方式可以远程参与会议的前半部分,以减少其迟到对会议的影响。
其次,将相关情况与领导汇报说明,看下是否需要调整。及时向领导详细汇报甲乙的回复情况,特别是乙的特殊情况及其预计的迟到时间。与领导共同讨论如何调整会议安排以应对乙的迟到,比如是否调整会议议程、是否允许乙远程参与部分讨论等。如果领导同意且会议内容允许,可以将部分非关键议题放在乙预计到达后的时间段讨论,或者将乙需要重点参与的议题调整至会议后半段。或者如果条件允许且领导同意,为乙准备远程参与会议的设备和软件,确保其在迟到期间也能通过视频或音频方式参与讨论,同时也需要注意会议内容的保密性。
最后,在会议开始前一段时间,如会议开始前 15 分钟,再次与乙联系,确认其预计到达时间,并提醒其尽快到场。同时为乙准备一份简要的会议要点或进度报告,以便其到达后能迅速了解会议情况并跟上讨论节奏。会议结束后,与乙进行沟通,询问其是否因迟到而错过了重要信息,并提供必要的补充材料或解释。同时,感谢其对家庭事务的处理和对工作的重视。
相信通过以上步骤,紧急会议能够顺利进行,同时体现出对参会者的尊重和理解,维护良好的工作氛围和团队协作精神。