你们部门主办一次会议， 邀请了重要领导参会， 你负责会议的筹备工作。 会议当天开始前， 你却发现会议室里有其他部门同事正在布置， 你找管理会议室的工作人员询问， 他们表示没有收到你的使用申请， 你没预定所以不能使用。 此时， 你会怎么办?

　　【主要测评要素】 应急应变处置能力

　　【参考解析】

　　面对会议室被占用且预定失败的突发状况， 我会保持冷静， 迅速行动， 积极寻找其他可用的会议室或替代方案， 确保会议能如期进行。

　　第一， 我会立即与管理会议室的工作人员进行深入沟通， 出示我们的预订记录和申请材料， 请他们核实是否有其他可用的会议室。 同时， 详细询问他们关于会议室预订的流程和规定， 了解为何我的预订申请没有被接收或处理。

　　第二， 如果当前没有其他可用的会议室， 我会与正在布置的其他部门同事进行沟通， 了解他们的布置时间及使用时长。 在沟通中， 我会表达我们会议的紧急性和重要性， 向他们说明我们的困境， 并寻求他们的理解和支持， 看他们是否能够在短时间内完成会议室的使用。

　　第三， 我会与会议室的管理部门保持紧密联系， 关注他们是否能够为我们提供其他可用的会议室或替代方案。 如果有其他会议室可用， 我会立即组织团队成员进行布置和调整， 以确保会议能够顺利进行。

　　第四， 如果会议无法按时开始， 我也会立即向我的上级或相关领导报告这一突发情况， 并寻求他们的支持和帮助。 他们可能能够提供更多的资源或建议， 以帮助我解决这一问题。 同时， 我也会向上级领导说明我已经采取的措施和沟通的结果， 以便他们更好地了解情况并作出决策。

　　第五， 如果重要领导尚未从单位出发， 且我还未协调到会议室， 我会考虑将会议改为线上形式或者寻找其他合适的场地进行。 虽然这可能会给参会人员带来一些不便，但我会尽力确保会议能够如期举行， 并尽量减少对会议效果的影响。

　　第六， 在问题解决后， 我会总结经验教训， 认真反思在会议室预订和会议筹备工作中的不足之处， 向领导进行一次诚挚的道歉。 并在之后制定相应的改进措施， 以避免类似情况再次发生。